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TERMINI E CONDIZIONI DELLA PIATTAFORMA DIGITALE "Axiomera"

Articolo 1. Premesse

1.1. La società Quitrova S.R.L.S. – Società a Responsabilità Limitata Semplificata, con sede in Via Silvio Pellico 32, Bitonto (BA), 70032, P.IVA 08867130729, PEC quitrovasrls@pec.it (di seguito "Società", "Fornitore", "Axiomera") ha sviluppato ed è proprietaria della piattaforma digitale Axiomera (di seguito "Piattaforma").

1.2. La Società fornisce ad aziende, artigiani, professionisti e liberi professionisti (di seguito "Cliente", "Clienti") l'accesso alla Piattaforma nonché alcuni servizi (di seguito "Servizi") per la gestione di preventivi, anagrafiche clienti, magazzino e attività commerciale, con il supporto di funzionalità basate su intelligenza artificiale generativa.

1.3. La Piattaforma Axiomera è una soluzione SaaS ("Software as a Service") multi-tenant, organizzata in moduli attivabili in base al piano sottoscritto dal Cliente o su assegnazione discrezionale della Società.

Articolo 2. Accettazione

2.1. Le presenti condizioni (di seguito "Condizioni", "Accordo") disciplinano il rapporto che si instaura tra la Società e i Clienti.

2.2. Prima della sottoscrizione delle Condizioni, il Cliente dichiara di: (i) aver preso visione delle Condizioni e di averne compreso il contenuto; (ii) aver ricevuto adeguata illustrazione della Piattaforma e dei Servizi; (iii) aver attentamente valutato le funzionalità offerte, incluse quelle basate su intelligenza artificiale, giudicandole idonee alle proprie esigenze; (iv) di voler utilizzare la Piattaforma nell'ambito della propria attività d'impresa, artigianale, commerciale o professionale, con espressa esclusione delle norme in materia di protezione del consumatore (D.Lgs. 206/2005).

2.3. Per utilizzare la Piattaforma è necessario accettare le Condizioni. L'accettazione avviene completando la procedura di registrazione online e spuntando l'apposita casella nel form di registrazione.

Articolo 3. Definizioni

Articolo 4. Oggetto

4.1. Le Condizioni disciplinano i termini e le condizioni della licenza d'uso SaaS (di seguito "Licenza") della Piattaforma e della fornitura dei Servizi.

Articolo 5. Licenza

5.1. La Licenza consente l'utilizzo e l'accesso alla Piattaforma messa a disposizione dalla Società, senza che il Cliente diventi in alcun modo proprietario, né in tutto né in parte, della Piattaforma.

5.2. La Licenza è non esclusiva, non cedibile, temporanea, non utilizzabile da terzi senza il preventivo consenso della Società, e concessa nei limiti del Piano sottoscritto dal Cliente.

Articolo 6. Servizi e Moduli

6.1. La Piattaforma è organizzata in Moduli, alcuni inclusi di default nel Piano sottoscritto, altri attivabili su richiesta o assegnati discrezionalmente dalla Società. L'elenco dei Moduli disponibili per ciascun Piano è indicato nella pagina prezzi della Piattaforma o comunicato al Cliente in fase di sottoscrizione.

6.2. La Società si riserva il diritto di modificare, aggiornare, sostituire o dismettere singoli Moduli nel tempo, dandone comunicazione al Cliente secondo quanto previsto all'Articolo 24.

6.3. Formano oggetto delle Condizioni, ove compresi nel Piano sottoscritto:

6.4. Ogni Servizio è autonomo rispetto agli altri: la Società si impegna a erogare unicamente i Servizi e i Moduli espressamente previsti dal Piano sottoscritto dal Cliente.

6.5. Il Cliente prende atto e dichiara che: (i) è l'unico titolare dei rapporti commerciali che si instaurano con i propri clienti finali; (ii) la Società resta estranea a tali rapporti, inclusi gli obblighi informativi e contrattuali che il Cliente ha nei confronti dei propri clienti finali; (iii) la Società non è in alcun modo responsabile del contenuto, dell'esattezza o della liceità dei preventivi, dei prezzi o delle informazioni che il Cliente inserisce e condivide tramite la Piattaforma.

Articolo 7. Funzionalità di intelligenza artificiale

7.1. La Piattaforma integra Servizi AI forniti tramite l'infrastruttura di Anthropic, PBC. L'utilizzo di tali funzionalità comporta la trasmissione dei contenuti inseriti dal Cliente (prompt, testi, dati di contesto) al fornitore terzo per l'elaborazione della richiesta, secondo quanto descritto nella Privacy Policy.

7.2. Il Cliente riconosce ed accetta che: (i) i contenuti generati dall'intelligenza artificiale sono forniti "così come sono" e possono contenere imprecisioni; è onere del Cliente verificarne la correttezza prima dell'utilizzo, in particolare per contenuti destinati a terzi (preventivi, comunicazioni commerciali); (ii) la Società non garantisce la disponibilità continuativa dei Servizi AI, che dipende anche dalla disponibilità dell'infrastruttura del fornitore terzo; (iii) l'utilizzo dei Servizi AI può essere soggetto a limiti quantitativi (es. budget mensile, numero di richieste) stabiliti dal Piano sottoscritto o da policy di utilizzo equo comunicate dalla Società.

7.3. Il Cliente si impegna a non utilizzare i Servizi AI per generare contenuti illeciti, diffamatori, discriminatori o comunque contrari alla legge o alle policy di utilizzo accettabile del fornitore terzo.

7.4. I dati trasmessi al fornitore terzo per l'elaborazione dei Servizi AI sono limitati a informazioni tecniche relative alla lavorazione richiesta (a titolo esemplificativo: tipologia di materiale, misure, quantità) e a un identificativo numerico interno dell'azienda Cliente, privo di nome, ragione sociale o altri dati identificativi diretti. I Servizi AI non elaborano testo libero contenente dati anagrafici, commerciali sensibili o riferimenti a persone fisiche identificabili.

Articolo 8. Accesso alla Piattaforma

8.1. Per accedere alla Piattaforma è necessario completare l'apposita procedura di registrazione, al termine della quale viene creato un account con credenziali di accesso univoche.

8.2. Il titolare dell'account (owner) può invitare ulteriori utenti (collaboratori, membri del team) ad accedere alla Piattaforma nei limiti previsti dal Piano sottoscritto, assegnando loro ruoli e permessi differenziati.

8.3. Il Cliente è tenuto a mantenere riservati i dati di accesso e ad adottare le misure di sicurezza necessarie (cambio periodico della password, divieto di cessione a terzi delle credenziali).

8.4. Il Cliente accetta che, nei limiti consentiti dalla legge, potrà essere ritenuto responsabile di ogni attività effettuata tramite gli account attivati, inclusi quelli dei propri collaboratori.

Articolo 9. Idoneità dei sistemi tecnologici

9.1. Il Cliente accetta di dotarsi di hardware, software, connessione internet e quant'altro necessario per utilizzare la Piattaforma, mantenendoli aggiornati in base all'evoluzione tecnologica.

9.2. Il Cliente rinuncia sin d'ora a qualsiasi pretesa nei confronti della Società per il mancato o non corretto funzionamento della Piattaforma conseguente all'inidoneità dei propri sistemi.

Articolo 10. Manutenzione

10.1. La Licenza include manutenzione migliorativa (nuove versioni e aggiornamenti realizzati discrezionalmente dalla Società) e manutenzione correttiva (correzione di errori o malfunzionamenti riconosciuti tali dalla Società).

10.2. Non rientrano nella manutenzione i ripristini resi necessari da: comportamento doloso o colposo del Cliente o del suo personale; utilizzo non conforme alle istruzioni; tentativi di modifica della Piattaforma da parte del Cliente; virus o malware introdotti da terzi non riconducibili alla Società; eventi di forza maggiore.

Articolo 11. Piani

11.1. La descrizione dei Piani disponibili, dei Moduli inclusi e dei relativi costi è pubblicata nell'apposita pagina della Piattaforma, accessibile pubblicamente.

11.2. Tutti i costi sono espressi in euro. La Società si riserva il diritto di modificare il prezzo o i Servizi inclusi in ciascun Piano, dandone comunicazione secondo quanto previsto all'Articolo 24.

Articolo 12. Periodo di Demo

12.1. La Società offre la possibilità di testare la Piattaforma tramite una Demo gratuita e senza impegno, con funzionalità e durata comunicate al momento dell'attivazione.

12.2. Al termine del periodo di Demo, in assenza di sottoscrizione di un Piano a pagamento, l'accesso alla Piattaforma viene disattivato. La Società si riserva il diritto di cancellare i dati inseriti durante la Demo trascorso un ragionevole periodo di tempo dalla disattivazione.

12.3. La Demo può essere concessa una sola volta al medesimo Cliente o a soggetti collegati, controllati o controllanti.

12.4. Il Cliente autorizza espressamente la Società a contattarlo, anche dopo la disattivazione della Demo, tramite qualsiasi canale di comunicazione (a titolo esemplificativo: email, telefono, SMS, messaggistica istantanea) per proporre l'attivazione di un Piano a pagamento o comunicare novità relative alla Piattaforma, salvo revoca del consenso comunicata dal Cliente con le modalità previste dalla Privacy Policy.

Articolo 13. Durata, rinnovo e disdetta

13.1. Il Piano decorre dalla data di attivazione indicata in fase di sottoscrizione e si rinnova automaticamente per un uguale periodo di tempo, salvo disdetta comunicata dal Cliente nei termini di cui al presente articolo.

13.2. Per evitare il rinnovo automatico, il Cliente deve comunicare la disdetta, secondo le modalità indicate nella propria area riservata, almeno 30 (trenta) giorni prima della scadenza del Piano in corso. In assenza di disdetta comunicata entro tale termine, il Piano si intende rinnovato per un uguale periodo, con conseguente obbligo del Cliente di corrispondere l'intero corrispettivo relativo alla nuova annualità, secondo quanto previsto all'Articolo 14.

13.3. In caso di disdetta comunicata nei termini, la disattivazione avrà effetto alla scadenza del periodo già pagato. Non è previsto rimborso di quanto già pagato per il periodo in corso al momento della disdetta.

Articolo 14. Condizioni economiche e fatturazione

14.1. Per la fruizione della Licenza e dei Servizi, il Cliente versa anticipatamente il corrispettivo pattuito per il Piano prescelto, secondo le modalità indicate in fase di sottoscrizione.

14.2. Tutti i corrispettivi sono al netto di IVA e altre imposte previste dalla legge.

14.3. Il corrispettivo relativo all'attivazione o al rinnovo del Piano è corrisposto dal Cliente mediante bonifico bancario, secondo le coordinate e le modalità comunicate dalla Società. In caso di rinnovo automatico ai sensi dell'Articolo 13.2, la Società comunica al Cliente, con congruo anticipo rispetto alla scadenza, l'importo dovuto e le coordinate di pagamento; il Cliente è tenuto a verificare la correttezza dei propri dati di fatturazione.

14.4. In caso di mancato pagamento, la Società potrà sospendere l'erogazione dei Servizi fino alla ricezione dell'integrale pagamento, secondo quanto previsto all'Articolo 20.

14.5. Il consumo di funzionalità basate su intelligenza artificiale eccedente il limite incluso nel Piano potrà comportare un addebito aggiuntivo, secondo le modalità comunicate al Cliente al momento della sottoscrizione o consultabili nella propria area riservata.

Articolo 15. Metodi di pagamento

15.1. Il pagamento dei Piani avviene esclusivamente mediante bonifico bancario, secondo le coordinate comunicate dalla Società al Cliente in fase di sottoscrizione o rinnovo.

15.2. La Società provvede all'attivazione o al rinnovo del Piano solo a seguito dell'effettiva ricezione del pagamento. In caso di mancata ricezione del pagamento entro la scadenza del Piano in corso, si applica quanto previsto all'Articolo 20 in tema di sospensione dei Servizi.

15.3. Il Cliente è tenuto a verificare la correttezza dei dati di pagamento e fatturazione comunicati, non potendo la fattura essere modificata dopo l'emissione.

Articolo 16. Contenuti del Cliente

16.1. Il Cliente dichiara di essere l'unico responsabile dei Contenuti caricati sulla Piattaforma e garantisce: (i) di non caricare contenuti illegali, diffamatori o lesivi di diritti di terzi; (ii) di essere in possesso di ogni diritto e autorizzazione necessari per il trattamento dei dati dei propri clienti finali caricati sulla Piattaforma, inclusi gli adempimenti informativi previsti dal GDPR nei confronti di tali soggetti; (iii) di inserire informazioni corrette, veritiere e aggiornate.

16.2. Il Cliente si obbliga a manlevare e tenere indenne la Società da qualsiasi richiesta, anche risarcitoria, proveniente da terzi e causata dalla violazione degli obblighi di cui al presente articolo.

16.3. Il Cliente si obbliga inoltre a non: cedere a terzi la Licenza o sub-licenziare la Piattaforma; decompilare o tentare di estrarre il codice sorgente; utilizzare la Piattaforma per attività fraudolente o contrarie alla legge; sovraccaricare o compromettere il funzionamento della Piattaforma; caricare virus, malware o contenuti offensivi, pornografici o pedopornografici.

Articolo 17. Proprietà intellettuale

17.1. La Piattaforma e ogni sua componente sono di esclusiva proprietà della Società. Ogni diritto, incluso quello di sfruttamento economico, appartiene alla Società; ogni uso diverso da quello previsto dalle Condizioni non è ammesso.

17.2. I marchi, i loghi, le interfacce e ogni altro segno distintivo della Società o della Piattaforma sono di esclusiva proprietà della Società o utilizzati su licenza, e non possono essere utilizzati dal Cliente senza preventiva autorizzazione scritta.

17.3. I Contenuti caricati dal Cliente restano di proprietà del Cliente. Il Cliente concede alla Società una licenza d'uso limitata, gratuita, necessaria alla sola erogazione del Servizio (es. generazione e archiviazione dei preventivi, invio delle comunicazioni richieste).

Articolo 18. Riservatezza

18.1. Il Cliente concede alla Società una licenza d'uso, a titolo gratuito, sui dati trattati con la Piattaforma affinché, previa anonimizzazione o aggregazione, la Società possa utilizzarli per migliorare la Piattaforma o sviluppare nuovi Servizi.

18.2. Ciascuna Parte si impegna a mantenere riservate le informazioni riservate dell'altra Parte apprese nell'esecuzione delle Condizioni.

Articolo 19. Trattamento dei dati personali

19.1. Il trattamento dei dati personali relativi al Cliente in quanto tale è disciplinato dalla Privacy Policy pubblicata sulla Piattaforma.

19.2. Con riferimento ai dati personali dei clienti finali del Cliente, caricati dal Cliente sulla Piattaforma, il Cliente assume la qualifica di Titolare del trattamento e la Società quella di Responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 del Regolamento UE 2016/679, secondo quanto disciplinato dall'apposito accordo sul trattamento dei dati personali (DPA) reso disponibile su richiesta o allegato alle presenti Condizioni.

19.3. La Società tratta i dati personali di cui all'Articolo 19.2 esclusivamente con proprio personale e mediante propri sistemi, senza ricorrere a sub-responsabili esterni del trattamento. Qualora in futuro la Società intenda ricorrere a un sub-responsabile, ne darà preventiva comunicazione scritta al Cliente, che potrà opporsi motivatamente entro 15 (quindici) giorni dalla comunicazione.

19.4. In caso di violazione dei dati personali (data breach) che riguardi dati trattati per conto del Cliente ai sensi dell'Articolo 19.2, la Società notifica al Cliente la violazione entro 48 (quarantotto) ore dalla scoperta, fornendo le informazioni disponibili sulla natura della violazione, le categorie e il numero approssimativo di interessati e di record coinvolti, nonché le misure adottate o proposte per porvi rimedio. Resta di esclusiva competenza del Cliente, in qualità di Titolare del trattamento, la valutazione circa l'obbligo di notifica al Garante per la protezione dei dati personali e agli interessati ai sensi degli artt. 33 e 34 del Regolamento UE 2016/679.

Articolo 20. Sospensione e inibizione dei Servizi

20.1. La Società potrà sospendere l'accesso alla Piattaforma o ai Servizi per manutenzione, aggiornamenti o motivi tecnici, fermo restando il diritto ad ottenere i canoni maturati.

20.2. La Società potrà inoltre inibire l'utilizzo della Piattaforma o sospendere i Servizi in caso di: mancato pagamento dei canoni previsti; dati di fatturazione non veritieri; violazione delle Condizioni; utilizzo dei Servizi AI in violazione dell'Articolo 7.

Articolo 21. Garanzia e limitazione di responsabilità

21.1. La Piattaforma e i Servizi sono forniti "così come sono", senza garanzie in merito alla loro idoneità a soddisfare specifiche esigenze del Cliente, incluso il conseguimento di determinati risultati commerciali.

21.2. Salvi i casi di dolo o colpa grave, la Società non risponde di danni, costi o perdite derivanti dall'uso o dal non uso della Piattaforma, inclusi a titolo esemplificativo: lucro cessante, mancati guadagni, perdita di dati, responsabilità verso terzi derivante da contenuti generati con l'ausilio dell'intelligenza artificiale e non verificati dal Cliente prima dell'utilizzo.

21.3. L'eventuale responsabilità della Società non potrà mai essere superiore all'ammontare dei corrispettivi pagati dal Cliente nei 12 (dodici) mesi precedenti l'evento dal quale discende la responsabilità.

Articolo 22. Modifiche unilaterali delle Condizioni

22.1. La Società informerà il Cliente di eventuali modifiche alle Condizioni tramite messaggio nell'interfaccia utente, email o altro mezzo idoneo, con un preavviso di almeno 30 (trenta) giorni.

22.2. Il Cliente avrà facoltà di recedere senza costi aggiuntivi entro 10 (dieci) giorni lavorativi dalla ricezione della comunicazione. In assenza di recesso, le modifiche si intenderanno accettate.

22.3. Non costituiscono modifiche contrattuali gli aggiornamenti tecnici, i mutamenti nella configurazione, nella grafica o nelle modalità di fruizione della Piattaforma, che potranno avvenire a discrezione della Società senza preavviso.

Articolo 23. Divieto di cessione

23.1. Le Condizioni non possono essere cedute a terzi dal Cliente senza preventiva autorizzazione scritta della Società. La Società potrà invece cedere l'Accordo ad altri soggetti.

Articolo 24. Nullità e tolleranza

24.1. L'eventuale nullità di una o più clausole non inficia la validità delle restanti pattuizioni. Le Parti si accorderanno per sostituire le clausole nulle con pattuizioni di contenuto equivalente.

24.2. La tolleranza di comportamenti contrari alle Condizioni non costituisce accettazione tacita né rinuncia ai diritti previsti dalle Condizioni o dalla legge.

Articolo 25. Foro competente e legge applicabile

25.1. Per ogni controversia è competente, in via esclusiva, il Foro di Bari.

25.2. L'Accordo è regolato dalla legge italiana.

Articolo 26. Risoluzione

26.1. La Società ha facoltà di risolvere l'Accordo, senza necessità di preventiva diffida, in caso di: mancato pagamento dei canoni con ritardo superiore a 60 (sessanta) giorni; violazione grave degli obblighi previsti agli Articoli 7, 16, 17, 18; utilizzo della Piattaforma per finalità illecite.

26.2. La Società potrà recedere dalle Condizioni con un preavviso di 6 (sei) mesi, comunicato via email o PEC.

Articolo 27. Effetti della cessazione

27.1. Alla cessazione delle Condizioni per qualsiasi motivo, la Società cesserà di erogare i Servizi. Trascorsi almeno 90 (novanta) giorni dalla cessazione, la Società procederà alla cancellazione permanente dei dati memorizzati, salvo quanto necessario per adempiere a obblighi di legge o per la tutela di un proprio diritto in sede giudiziale.

Articolo 28. Clausola finale

28.1. Le presenti Condizioni, di cui fanno parte integrante le premesse e la Privacy Policy, sostituiscono ogni precedente accordo tra le Parti relativo al medesimo oggetto.

Articolo 29. Marchi del Cliente

29.1. Il Cliente concede alla Società una licenza non esclusiva, gratuita e valida per tutta la durata delle Condizioni, a utilizzare il nome, il marchio e il logo del Cliente al solo fine di indicarlo, anche pubblicamente, quale utilizzatore della Piattaforma, a titolo esemplificativo in elenchi di referenze, materiali promozionali o comunicazioni commerciali della Società.

29.2. La licenza di cui al presente articolo si applica anche ai Clienti che abbiano unicamente usufruito del periodo di Demo, senza necessità di sottoscrizione di un Piano a pagamento.

29.3. Il Cliente dichiara di essere titolare dei diritti necessari a concedere la licenza di cui al presente articolo e manleva la Società da qualsiasi pretesa di terzi relativa all'uso del proprio nome, marchio o logo effettuato in conformità al presente articolo.

Ultimo aggiornamento: [DATA DA INSERIRE AL MOMENTO DELLA PUBBLICAZIONE]